График отпусков на 2018 год бланк, образец скачать


 

Право трудящихся на предоставление им ежегодных оплачиваемых отпусков гарантирует Конституция Республики Беларусь (ст.43). Трудовой отпуск предназначен для отдыха и восстановления работоспособности, укрепления здоровья и др.

Очередность предоставления трудовых отпусков устанавливается для коллектива работников графиком трудовых отпусков, утверждаемым нанимателем, а также согласованным с профсоюзом, если такое согласование предусмотрено коллективным договором (часть первая ст.168 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее - ТК)). При составлении графика трудовых отпусков наниматель учитывает мнение работника о времени его ухода в отпуск, если это не препятствует нормальной деятельности организации и реализации права на отпуск других работников, а также планирует очередность трудовых отпусков в соответствии с частью четвертой ст.168 ТК.

График трудовых отпусков составляется на календарный год не позднее 5 января или иного срока, установленного коллективным договором, соглашением либо согласованного нанимателем с профсоюзом. В документе отражаются данные о порядке предоставления отпусков сотрудникам.

Работу по составлению графика отпусков на очередной календарный год лучше всего начать сразу же по окончании сезона отпусков, то есть где-то в начале ноября. Значительно облегчит эту задачу издание соответствующего приказа. В нем следует определить ответственных за подачу сведений о предполагаемых отпусках по каждому структурному подразделению (как правило, ответственны за сбор информации руководители отделов) и сроки представления информации. Если в организации есть профсоюз, необходимо определить сроки, в которые проект графика будет рассматривать этот орган. Важно, чтобы не позднее 30 декабря график отпусков был согласован с руководителем организации.

 

справочно

Справочно

Приказ об утверждении унифицированной формы графика отпусков (пример) см. здесь.

 

График отпусков:

• доводится до сведения всех работников;

• обязателен для исполнения как нанимателем, так и работниками;

• визируется руководителем кадровой службы, руководителями структурных подразделений (при наличии профсоюзного органа согласуется с ним, если это согласование предусмотрено коллективным договором);

• утверждается руководителем предприятия или уполномоченным на то должностным лицом.

С помощью графика отпусков работодатель имеет возможность регулировать последовательность и равномерность отдыха работников без ущерба для производства, распределять время ухода в отпуск с учетом пожеланий работников (устных или письменных) и производственных возможностей.

Не допускается ухудшение условий, а также несоблюдение очередности предоставления отпусков по сравнению с действующим законодательством.

С чего начать составление графика отпусков?

Порядок составления графика отпусков может быть закреплен в локальных нормативных правовых актах организации, например в правилах внутреннего трудового распорядка, в коллективном договоре и др., особенно это целесообразно в организациях, в которых есть профсоюз. Процедура разработки графика отпусков может быть изложена и в инструкции по кадровому делопроизводству в организации.

Прежде всего необходимо проверить, все ли категории работников организации включены в график предстоящих отпусков.

 

внимание

Обратите внимание!

В график отпусков должны быть включены абсолютно все работники, работающие в организации по трудовому договору, в том числе и работники, занятые на условиях совместительства. При этом нужно помнить, что отпуск на работе по совместительству предоставляется работнику одновременно с отпуском на основной работе. Если на работе по совместительству продолжительность отпуска меньше, чем по основной работе, наниматель по просьбе работника должен предоставить ему отпуск без сохранения заработной платы соответствующей продолжительности.

 

График отпусков может быть в каждом структурном подразделении.

Такая схема применяется во многих организациях и считается наиболее удобной при большой численности работающих. При таком подходе руководители подразделений (отделов, департаментов, цехов и т. д.) изначально составляют графики (их правильнее назвать проектами графиков), которые затем передаются в отдел кадров. Специалисты отдела кадров анализируют их, вносят свои корректировки (некоторые работники имеют право на определенные льготы).

Дальнейшая схема предполагает обсуждение внесенных изменений непосредственно с работниками (например, с теми, чьи отпуска могут быть перенесены на более благоприятный период) и руководителями структурных подразделений. Ограничиваться согласованием проекта графика только с работниками не рекомендуется: во-первых, руководитель подразделения при его составлении планирует работу всего подразделения, а во-вторых, смещение времени отпусков одних работников может повлечь изменения для других.

Завершив работу со структурными единицами организации, отдел кадров формирует сводный график отпусков организации. Именно он и будет тем документом, который предусмотрен ст.168 ТК. На его основании возможно дробление общего графика по каждому подразделению.

Еще одна схема предварительной работы по подготовке графика отпусков предполагает опрос работников организации. Как правило, такой подход приветствуется на средних и малых предприятиях. Если организация структурирована на единицы, пожелания работников собирают руководители подразделений (начальники, заведующие служб, отделов, секторов и т. д.). Опрос могут самостоятельно провести и работники отдела кадров, но исключать из этого процесса руководителей структурных подразделений не следует: именно они оценивают очередность предоставления отпусков исходя из производственной необходимости.

При подготовке графиков отпусков структурных подразделений или оформлении результатов опроса работников следует позаботиться, чтобы их пожелания подтверждались подписями, либо получить письменные подтверждения того, что работники не возражают против предложенных им периодов отпуска.

Составление графика отпусков

Рассмотрим факторы, влияющие на определение очередности предоставления отпусков.

Учитываем пожелания работников

Исходя из принципов правового регулирования трудовых отношений пожелания работников - определяющий фактор при составлении графика отпусков. О пожеланиях работников отдел кадров может узнать из опроса (записок, заявлений), проведенного (полученных) на подготовительном этапе. Наиболее благоприятные периоды для отдыха работников в Республике Беларусь - лето и начало осени.

Поскольку, как правило, пожелания большинства работников приходятся именно на этот период, составителям графиков следует учесть:

• действующее законодательство;

• специфику деятельности организации (например, наличие вредных и (или) опасных условий труда или особый характер работы, дающие право на дополнительный отпуск).

Не допускается ухудшение условий труда работников по сравнению с действующим законодательством, а также несоблюдение очередности предоставления отпусков. Например, будет считаться нарушением включение в график и предоставление отпуска одному и тому же работнику в зимнее время в течение нескольких лет подряд, если такая просьба не исходит от самого работника.

Соблюдаем требования законодательства по очередности предоставления отпусков

При составлении графика отпусков важно соблюсти требования законодательства к очередности отпусков.

Для установления очередности отпусков необходимо составить список работников, которым в соответствии с законодательством предоставлено приоритетное право на использование отпуска в летнее или иное удобное для них время. Так, для некоторых категорий работников ТК предусмотрена такая льгота, как право использовать ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное для них время.

Наниматель обязан запланировать отпуск по желанию работника в летнее или другое удобное время следующим категориям работников (часть четвертая ст.168 ТК):

• лицам моложе 18 лет;

• ветеранам Великой Отечественной войны и ветеранам боевых действий на территории других государств;

• женщинам, имеющим двух и более детей в возрасте до 14 лет или ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет;

• работникам, заболевшим и перенесшим лучевую болезнь, вызванную последствиями катастрофы на Чернобыльской АЭС, других радиационных аварий;

• работникам, являющимся инвалидами, в отношении которых установлена причинная связь увечья или заболевания, приведших к инвалидности, с катастрофой на Чернобыльской АЭС;

• участникам ликвидации последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС;

• работникам, эвакуированным, отселенным, самостоятельно выехавшим с территории радиоактивного загрязнения из зоны эвакуации (отчуждения), зоны первоочередного отселения и зоны последующего отселения, за исключением прибывших в указанные зоны после 1 января 1990 г.;

• донорам, награжденным нагрудным знаком отличия Министерства здравоохранения Республики Беларусь «Ганаровы донар Рэспублiкi Беларусь», знаком почета «Почетный донор Республики Беларусь», знаками «Почетный донор СССР», «Почетный донор Общества Красного Креста БССР»;

• Героям Беларуси, Героям Советского Союза, Героям Социалистического Труда, полным кавалерам орденов Отечества, Славы, Трудовой Славы;

• в других случаях, предусмотренных коллективным или трудовым договорами.

Составляя график отпусков, следует учитывать также категорию работников, которые имеют право на отпуск в определенный период. При составлении графиков отпусков наниматель обязан запланировать и предоставить в определенный период времени отпуск следующим работникам (часть четвертая ст.168 ТК):

• работникам, получающим общее среднее, профессионально-техническое, среднее специальное, высшее, послевузовское образование, специальное образование на уровне общего среднего образования в вечерней или заочной форме получения образования, - перед или в период прохождения текущей и итоговой аттестации, а также во время каникул в учреждении образования, организации, реализующей образовательные программы послевузовского образования;

• работникам, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам, - в период этого отпуска;

• работающим по совместительству - одновременно с трудовым отпуском по основной работе;

• учителям (преподавателям) учреждений общего среднего, профессионально-технического, среднего специального, высшего и специального образования, специальных учебно-воспитательных и лечебно-воспитательных учреждений - в летнее время;

• женщинам перед отпуском по беременности и родам или после него;

• работающим женам (мужьям) военнослужащих - одновременно с отпуском их мужей (жен).

При составлении графика отпусков следует также учитывать нормы коллективного договора (в случае его наличия) и условия трудового договора, так как данные документы могут предусматривать случаи, когда работнику может быть предоставлен отпуск по его желанию в летнее или любое другое удобное время. Например, коллективным договором может быть предусмотрено предоставление отпуска в летнее или другое удобное время ветеранам труда, имеющим длительный стаж работы в организации, либо предоставление отпуска в одно и то же время мужу и жене (по их желанию), работающим в одной организации, и т. п.

Рассматриваем возможность переноса отпуска на следующий год

Часто возникает вопрос о возможности переноса отпуска на следующий год по инициативе нанимателя. В исключительных случаях, когда предоставление работнику полного трудового отпуска в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальной деятельности организации, индивидуального предпринимателя, допускается с согласия работника перенос части отпуска на следующий рабочий год (часть вторая ст.170 ТК). Оставшаяся часть трудового отпуска не может быть менее 14 календарных дней и должна быть предоставлена в соответствии с частью третьей ст.170 ТК до окончания текущего рабочего года. Перенос отпуска оформляется приказом по организации.

Если работник сам изъявил желание перенести отпуск на следующий год, он должен написать заявление в свободной форме, после чего с согласия нанимателя в график отпусков вносятся необходимые изменения уполномоченным на то должностным лицом.

Переносимая часть трудового отпуска по желанию работника присоединяется к отпуску за следующий рабочий год или используется отдельно (часть четвертая ст.170 ТК). Если такая ситуация имела место в организации (перенос отпуска кому-то из работников), это необходимо учитывать при составлении графика отпусков на следующий календарный год, то есть включить такие переносы в график отпусков.

Работникам предоставлено право на перенос трудового отпуска (ст.171 ТК). Однако следует помнить, что такой перенос должен быть осуществлен в течение текущего рабочего года.

Так, трудовой отпуск может быть перенесен или продлен:

1) при временной нетрудоспособности работника;

2) при наступлении срока отпуска по беременности и родам;

3) в случае привлечения работника к выполнению государственных обязанностей с правом на освобождение от работы;

4) при совпадении трудового отпуска с отпуском в связи с получением образования (если работник оформил такой отпуск перед трудовым отпуском или во время последнего после получения вызова учреждения образования);

5) в случаях невыплаты работнику в установленный срок заработной платы за время отпуска;

6) с согласия сторон, а также в других случаях, предусмотренных законодательством или коллективным договором.

При этом следует учесть следующее. Если перечисленные обстоятельства возникли во время трудового отпуска, он продлевается на соответствующее число календарных дней либо по желанию работника неиспользованная часть отпуска переносится на другой согласованный с нанимателем срок текущего рабочего года; если до начала трудового отпуска - отпуск по желанию работника переносится на другое время текущего рабочего года, определяемое по договоренности между работником и нанимателем.

На работника возлагается обязанность уведомить нанимателя о причинах, препятствующих использованию трудового отпуска в запланированный срок, и времени продления отпуска.

Период работы, с которого возникает право на отпуск

Трудовым законодательством предусмотрены правила, определяющие момент возникновения права на основной ежегодный оплачиваемый отпуск (ст.165-168 ТК).

Трудовые отпуска (основной и дополнительный) за первый рабочий год предоставляются не ранее чем через 6 месяцев работы у нанимателя (часть первая ст.166 ТК). Если на момент составления графика отпусков у отдельных работников права на отпуск пока нет, в расчет принимаются 6 месяцев с момента приема работника на работу. Тогда если, например, на момент составления графика отпусков работник проработал в организации всего 2 месяца, то с учетом 6-месячного стажа право на отпуск у него наступит по истечении 4 месяцев.

При этом в ТК не оговорено, что по окончании данного срока наниматель обязан предоставить отпуск.

Следовательно, за первый год работы наниматель может предоставить отпуск работнику и через 7, 9 месяцев, главное, чтобы в течение рабочего года работника. Однако нанимателю в данном случае не стоит предоставлять отпуск работнику, например, через 11 месяцев, поскольку спустя 12 месяцев у работника начнется уже второй рабочий год.

Например, если наниматель опасается, что работник, проработав 6 месяцев и получив отпуск и отпускные, расторгнет трудовой договор, он может предложить работнику использовать часть отпуска, тем более что законодательством не запрещено деление отпуска на две части.

В график отпусков следует включать всех работников, поступивших на работу к нанимателю до момента составления графика, в том числе работающих первый год. В случае если работник устроился на работу после того, как график отпусков уже был утвержден, в него следует внести дополнение. Срок предоставления отпуска за первый рабочий год может быть внесен в трудовой договор при его заключении, что будет считаться индивидуальным предоставлением отпуска работнику. В данном случае уже известно, когда работнику будет предоставлен отпуск, и наниматель выполнит требования части второй ст.169 ТК.

Составляя график отпусков, нужно учитывать, что отдельным работникам оплачиваемый отпуск должен быть предоставлен по их желанию до истечения 6 месяцев работы (часть вторая ст.166 ТК).

До истечения 6 месяцев работы наниматель обязан предоставить трудовые отпуска по желанию следующим категориям работников:

• женщинам перед отпуском по беременности и родам или после него;

• лицам моложе 18 лет;

• работникам, принятым на работу в порядке перевода;

• совместителям, если трудовой отпуск по основному месту работы приходится на период до 6 месяцев работы по совместительству;

• участникам Великой Отечественной войны;

• женщинам, имеющим двух и более детей в возрасте до 14 лет или ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет;

• работникам, получающим общее среднее, профессионально-техническое, среднее специальное, высшее, послевузовское образование, специальное образование на уровне общего среднего образования в вечерней или заочной форме получения образования;

• работающим женам (мужьям) военнослужащих, по желанию которых трудовой отпуск предоставляется одновременно с отпуском их мужей (жен).

До истечения 6 месяцев работы наниматель также обязан предоставить трудовой отпуск по желанию работника и в других случаях, если они предусмотрены коллективным договором, соглашением или трудовым договором.

При этом кроме случаев, изложенных выше, допускается предоставление отпуска пропорционально отработанной части рабочего года, но не менее 14 календарных дней. Предоставление отпуска в таком случае ранее отработанных 6 месяцев возможно, если количество календарных дней отпуска равно или больше 28. Если отпуск равен 28 календарным дням, то 14 календарных дней будет пропорционально 6 отработанным месяцам.

 

внимание

Обратите внимание!

Правом на досрочный отпуск может воспользоваться и работник, оформленный по совместительству, согласно п.5 части второй ст.166 ТК, поскольку ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе (ст.347 ТК). Даже если на работе по совместительству работник не отработал 6 месяцев, он может выйти в отпуск раньше положенного срока. Если на работе по совместительству продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска работника меньше, чем по основному месту работы, наниматель по просьбе работника предоставляет ему отпуск без сохранения заработной платы соответствующей продолжительности. Поэтому у совместителя необходимо уточнить, когда планируется предоставление отпуска по основному месту работы, и просить его представить соответствующее подтверждение.

 

Трудовой отпуск предоставляется за работу в течение рабочего года (ежегодно) с сохранением прежней работы и среднего заработка. Рабочий год в отличие от календарного исчисляется не с 1 января, а с даты приема на работу к данному нанимателю.

Рабочий год, за который предоставляется трудовой отпуск, - промежуток времени, равный по продолжительности календарному году, но исчисляемый для каждого работника со дня приема на работу (ст.163 ТК). Например, работник принят на работу на предприятие 27 октября 2017 г., тогда рабочий год для отпуска будет определяться с 27 октября 2017 г. по 26 октября 2018 г.

 

внимание

Обратите внимание!

При предоставлении последующих отпусков работникам, которым отпуск был предоставлен авансом в соответствии с частью второй ст.166 ТК, следует помнить, что не допускается предоставление трудового отпуска в счет рабочего года, который еще не начался.

 

Время ухода в отпуск может быть соразмерно отодвинуто при условиях, указанных в ст.165 ТК, которой предусмотрено, что, если сумма периодов, включаемых в рабочий год согласно ст.164 ТК, меньше 12 полных календарных месяцев, рабочий год работника сдвигается на недостающее время.

В рабочий год, за который предоставляется трудовой отпуск, включается фактически отработанное время. К фактически отработанному времени приравнивается:

1) время, которое работник не работал, но за ним согласно законодательству или коллективному договору сохранялись прежняя работа и заработная плата (например, трудовой отпуск) либо выплачивалось пособие по государственному социальному страхованию, за исключением времени отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет (например, период временной нетрудоспособности, включая социальный отпуск по беременности и родам);

2) время предусмотренных законодательством или коллективным договором отпусков без сохранения заработной платы, если эти отпуска не превышают 14 календарных дней в течение рабочего года. То есть 14 календарных дней учитываются в фактически отработанном времени, а начиная с 15-го календарного дня не учитываются. Например, если у работника отпуск без сохранения заработной платы составлял 18 календарных дней, то в фактически отработанное время включаются 14 календарных дней, а на 4 календарных дня сдвигается рабочий год;

3) время оплаченного вынужденного прогула;

4) другие периоды, в отношении которых законодательством или коллективным договором, соглашением предусмотрено включение их в рабочий год.

Все остальное время отсутствия сотрудника на работе в фактически отработанное время не включается. При наличии таких периодов рабочий год работника, рассчитанный по общему правилу, сдвигается на недостающее время.

Если же у работника нет периодов отсутствия на работе, которые не включаются в рабочий год (например, прогула или отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет и др.), то дата окончания рабочего года определяется так: отсчитывается 12 календарных месяцев со дня приема на работу или начала текущего рабочего года.

 

внимание

Обратите внимание!

У работника, принятого на работу в текущем году, может возникнуть право на уход в отпуск дважды в будущем календарном году.

 

пример ситуация

Пример

Работник поступил на работу в ноябре 2017 г. - право на отпуск у него возникает в мае 2018 г. Однако с ноября 2018 г. у него также возникает право на отпуск за второй рабочий год, так как согласно ст.167 ТК отпуск за второй и последующий годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью. При предоставлении отпуска в одном календарном году, но за два разных рабочих года важно учитывать, что второй отпуск должен быть предусмотрен в графике отпусков не раньше начала рабочего года, за который он предоставляется. Так, за второй рабочий год отпуск может быть предоставлен только с ноября 2018 г. - после даты приема на работу.

Если работнику предоставлялся отпуск без сохранения заработной платы, например, на 29 календарных дней, то сдвигается рабочий год, следовательно, право на отпуск за второй рабочий год возникнет на 15 календарных дней (29 - 14) позже. Если отпуск предоставляется ранее начала рабочего года, в этом случае следует внести соответствующие изменения в график отпусков.

 

Поскольку утвержденный график отпусков обязателен и для нанимателей, и для работников, предоставление отпуска с отступлением от графика возможно лишь по договоренности между нанимателем и работником.

Таким образом, определяя очередность предоставления отпусков, необходимо выяснить пожелания вышеуказанных категорий работников и получить их подтверждения в письменной форме.

Следует также выяснить и учесть пожелания о времени предоставления отпусков работников, которые намерены поступать в учебные заведения или уже обучаются.

Высчитываем продолжительность отпуска

При определении продолжительности отпуска необходимо:

• проверить, есть ли у работников право на дополнительные отпуска и какова их продолжительность.

Если кадровое делопроизводство в организации ведется с соблюдением требований трудового законодательства, то для этого достаточно просмотреть трудовые договоры работников. Однако, если в трудовом договоре по какой-то причине не отражен дополнительный отпуск, предусмотренный ТК, следует подробно проанализировать нормы ТК и нормативные правовые акты, регулирующие вопросы предоставления дополнительных отпусков. Наиболее рациональным будет ведение в течение года списка работников, имеющих право на дополнительные оплачиваемые отпуска, в котором указываются вид отпуска каждого принятого на работу в текущем году и его продолжительность. Если разработать такой список заблаговременно, то к моменту составления графика отпусков у работников отдела кадров будет вся необходимая информация;

• выяснить, нет ли работников, которым отпуска не предоставлялись в прошлом календарном году. Поскольку графики отпусков должны храниться 1 год, работникам отделов кадров следует проверить прошлогодние графики.

 

внимание

Обратите внимание!

Непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до 18 лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, запрещено.

 

Если у работников имеются неиспользованные дни отпусков за предыдущие годы, то их также следует обязательно учесть и включить в новый график. Кроме того, нужно контролировать, чтобы у работников не оставалось отпускных «долгов».

На практике работники, которые по различным причинам не использовали свой отпуск в предыдущем календарном году, например в связи с производственной необходимостью, как правило, вносятся в списки тех, чьи пожелания учитываются в первую-вторую очередь;

• произвести суммирование трудовых отпусков.

 

справочно

Справочно

Дополнительные отпуска присоединяются к основному отпуску согласно части первой ст.155 ТК, если иное не предусмотрено актами законодательства (ст.162 ТК).

В графике отпусков указывается общая продолжительность трудового отпуска.

Деление отпуска на части при необходимости

По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен (часть первая ст.174 ТК). По инициативе работника ежегодный оплачиваемый отпуск может делиться на две части. При этом одна из частей должна составлять не менее 14 календарных дней; 14 календарных дней и более должна составлять необязательно первая часть предоставляемого отпуска, это может быть и вторая его часть. Например, при продолжительности отпуска 29 календарных дней первая часть предоставляемого отпуска может составлять 13 календарных дней, а вторая - 16. Разделение отпуска оформляется по заявлению работника в свободной форме, затем в график отпусков вносятся необходимые изменения уполномоченным на то должностным лицом.

Приведенные правовые нормы не связывают возможность разделения отпуска с его видом - основным или дополнительным, следовательно, любой из отпусков, на который работник имеет право, может быть предоставлен частями. Количество таких частей законодательство ограничивает двумя.

Чтобы постоянно не вносить в график отпусков изменения, желательно заранее согласовать с работником его намерения по делению отпуска на части. Если график отпусков уже утвержден, работник может обратиться с соответствующим заявлением к нанимателю. В этом случае работодатель может издать приказ о разделении отпуска с соответствующим отражением изменений в графике. Но напоминаем, что утвержденный график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

Специальных правил о продолжительности перерыва между частями отпуска не существует.

Определяем время ухода в отпуск

Трудовое законодательство часто содержит пояснения, согласно которым отпуска не должны предоставляться исключительно 1-го или 15-го числа, а должны распределяться по возможности равномерно в течение всего года. Большинство работников предпочитают начинать свой отпуск с понедельника. Ежемесячно находиться в отпусках может от 10 до 30 % работников конкретного подразделения организации и организации в целом. Этот процент понижается в периоды наибольшей производственной активности и соответственно увеличивается в другие периоды текущего календарного года.

При составлении графика отпусков в нем целесообразно указывать не месяц, а конкретную дату ухода работника в отпуск.

 

внимание

Обратите внимание!

Если трудовой отпуск запланирован в графике, законодательство не предусматривает обязанности работника подавать заявление о его предоставлении. Письменное заявление подается в случае, если работник просит предоставить отпуск в иное, не предусмотренное графиком время (досрочно либо перенести отпуск на другой период). Письменное заявление подается также в случаях, если работник не включен в график отпусков либо в нем не указана конкретная дата отпуска. В таких случаях отпуск предоставляется в согласованный с нанимателем срок. Согласование проводится путем подачи заявления работником и издания нанимателем приказа.

 

Как быть категориям работников, у которых нет льгот на использование отпуска в удобное для них время? Если в организации значительное количество работников, имеющих льготы, при соблюдении работодателем законодательства и интересов организации работники-нельготники практически не имеют возможности использовать отпуск в летнее время. Для них можно установить поочередный уход в отпуск в летнее время (например, раз в 2 года) или предусмотреть разделение отпуска на части.

При составлении графика отпусков необходимо учитывать и иные нормы ТК. Если предусмотренный коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка порядок предоставления отпусков отличается от установленного законодательством, необходимо учесть нормы и этих локальных актов.

Обеспечение работы организации в нормальном режиме

Под необходимостью обеспечения нормальной работы понимаются выполнение производственных, финансовых и иных планов, эффективное управление. Для выполнения производственных планов отдел кадров предварительно согласовывает с отделом организации и оплаты труда, а также с планово-экономическим отделом необходимое количество работников. Кроме того, этот вопрос также решается с руководителями структурных подразделений.

При составлении графика отпусков должны учитываться принятые производственные и иные планы. На период увеличения объемов производства, например прохладительных напитков в летнее время, организация-производитель безалкогольных напитков заинтересована в том, чтобы как можно больше работников оставалось на рабочих местах, и наоборот, на период уменьшения объемов производства готова предоставить одновременно отпуска более 20 % работников. Отдельные организации могут позволить себе так называемые коллективные отпуска, например организации по производству табачных и алкогольных изделий (реализуют продукцию со склада), организации по продаже отопительной техники (лето - пора затишья в продаже бытовых обогревателей). Коллективные отпуска в летнее время используют и в образовательных учреждениях.

Однако не только изменение объемов производства сказывается на периодах предоставления отпусков. Нередко отсутствие денежных средств (пусть даже незначительное время), необходимых для выплаты отпускных работникам, также может отразиться на порядке предоставления отпусков. Поэтому работники финансового отдела или бухгалтерии должны быть подключены к разработке графика для того, чтобы сформировать резервы для выплаты отпускных, если на время отпусков приходятся возврат долгов по кредитам или иные значительные выплаты.

В организации, приостановка деятельности которой невозможна, при составлении графика отпусков рассчитывается количество работников, необходимых для обеспечения ее деятельности в период, на который приходится наибольшее количество отпусков.

В каждой организации есть сотрудники, уход которых в отпуск сопровождается проведением дополнительных процедур. Прежде всего к таким работникам относятся материально ответственные лица, кассир или работник склада, которые перед отпуском должны передать по акту другому сотруднику вверенные ему ценности, а на это потребуется определенное время. Для временной замены материально ответственного лица должен быть издан приказ о проведении на складе инвентаризации.

В сезон отпусков необходимо обеспечить присутствие на рабочих местах руководящих работников или работников-заместителей, поэтому целесообразно составить график отпусков руководящих работников. При этом необходимо учитывать, что в период отпусков в организации должно находиться лицо, наделенное правом подписи финансовых документов. В банках, например, графики отпусков руководителей составляются с таким расчетом, чтобы отсутствовало не более одного должностного лица, ответственного за сохранность ценностей.

Таким образом, можно вывести следующие правила предоставления отпусков:

• начальник и заместитель начальника подразделения не должны уходить в отпуск одновременно;

• в отделе должны оставаться по крайней мере один-два работника;

• нежелательно суммировать отпуска так, чтобы работник отсутствовал несколько месяцев подряд, то есть накопившийся за несколько лет отпуск следует распределять равномерно;

• одновременно не должны планировать свой отпуск специалисты, занимающие одинаковые должности (например, не могут отдыхать сразу все бухгалтеры);

• нежелательно планировать одновременно свой отпуск специалистам, занимающимся близкой по содержанию работой;

• работник, совмещающий две должности, не должен уходить в отпуск в то время, когда отдыхает работник, на которого можно возложить его обязанности как по основной, так и по совмещаемой должности.

Внесение изменений в график отпусков

На практике график отпусков соблюдается не всегда: к моменту начала отпуска у работников могут измениться семейные обстоятельства, личные планы либо в связи с производственной необходимостью наниматель может отозвать работника из отпуска.

Основание для любого изменения графика отпусков - соглашение сторон. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника (ст.168 ТК). Отступить от определенного времени использования отпуска можно только по договоренности сторон и при соответствующем отражении изменения в графике отпусков.

Утвержденный график обязателен и для работодателя, и для работника. Однако определены случаи, когда отпуск работника может быть перенесен на другой срок: если предоставление полного трудового отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальной деятельности организации (ст.170, 171 ТК). Перенос части отпуска на следующий рабочий год допускается с согласия работника. Переносимая часть трудового отпуска по желанию работника присоединяется к отпуску за следующий рабочий год или используется отдельно. Данный перенос служит основанием для внесения изменений в график отпусков.

Работникам, имеющим преимущества в предоставлении отпуска до истечения шестимесячного срока работы или в удобное для них время на основании заявления или просьбы, что предусмотрено соответствующими статьями ТК (ст.166), не вменяется в обязанность представлять такие заявления или просьбы до составления графика отпусков - они могут быть направлены в любое время. Но для того чтобы не заниматься постоянным редактированием графика отпусков, нужно выяснить пожелания таких работников на этапе его разработки.

 

внимание

Обратите внимание!

На практике нередко дополняют график трудовых отпусков сведениями об отпусках новых работников. Но это не соответствует нормам ТК. График трудового отпуска составляется согласно части первой ст.168 ТК для определения очередности предоставления трудовых отпусков. При этом ст.168 ТК развивает нормы ст.167 ТК, которая определяет правила предоставления отпусков за второй и последующие рабочие годы. Правила предоставления отпусков за первый рабочий год, в том числе «льготной» категории работников, определены ст.166 ТК.

То есть новые работники используют трудовой отпуск по заявлениям, а не по графику трудовых отпусков, и, соответственно, нет формальных оснований для дополнения графика данными о новых работниках.

 

О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за 15 дней до его начала (ст.169 ТК). Для выполнения этого требования отдельные организации вводят в графике отпусков дополнительную графу «С графиком ознакомлен. Дата. Подпись» или «О времени начала отпуска извещен. Дата. Подпись». Организациям предоставлено право вводить дополнительные реквизиты в утвержденные унифицированные формы первичной учетной документации, однако вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации. Данное требование об извещении работника о начале отпуска можно также соблюсти, если составить лист ознакомления, прилагаемый к графику отпусков. В таком случае можно и не вводить дополнительную графу об извещении работников о времени начала отпусков.

Составленный проект графика отпусков (до утверждения проект) визируется руководителем кадровой службы и руководителями структурных подразделений. Далее он передается в профсоюзный орган организации. Мнение руководителя учитывается при подготовке окончательного варианта. Выписка из протокола заседания профсоюзного органа организации будет документом, подтверждающим получение его мнения.

Если в организации нет профсоюзного органа, то в строках грифа согласования графика отпусков указывается «Профсоюзная организация не создана».

Утвержденный руководителем организации график вывешивается в удобном для ознакомления месте, а его копии или выписки направляются в структурные подразделения организации. Сводный график отпусков должен находиться в бухгалтерии и отделе кадров.

Оформление графика отпусков

Приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25 утверждена Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД), которой предусмотрен и график отпусков.

 


График отпусков (пример)

ООО «Лотос»

  УТВЕРЖДАЮ

(наименование организации)

 

директор

 

ГРАФИК ОТПУСКОВ

 

18.12.2017 № 13

 

г. Минск

 

на 2018 год

 

(наименование должности руководителя организации)

 
   

А.Н.Кузьмина

(подпись)

 

(расшифровка подписи)

  «28» декабря 2017 г.

 

Табельный номер Ф.И.О. Должность Месяц Основание изменения графика
по графику
фактически
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

1

2

3

4

5

001

Кузьмина А.Н. Директор            

6/29

           

002

Мышкин С.Н. Зам. директора        

4/14

     

7/15

       

003

Климкин С.А. Юрисконсульт              

24/29

         

004

Чеснокова Ю.А. Главный бухгалтер          

1/14

   

21/15

       

005

Смирнова К.С. Бухгалтер      

13/14

         

19/15

     

006

Кораблев Д.Ю. Менеджер            

20/29

           

007

Лакин А.С. Менеджер        

18/14

   

31/15

         

008

Карпеев А.С. Экономист          

22/15

   

14/14

       

009

Ильин Л.Г. Нач. отдела кадров                          

 

Начальник отдела кадров Подпись Л.Г.Ильин

 

СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания выборного
профсоюзного органа
24.12.2017 № 14

 

Визы


 

График отпусков, составленный по унифицированной форме, необходим бухгалтерии организации для учета планируемых расходов на оплату труда. В данные расходы включаются:

• любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах;

• стимулирующие начисления и надбавки;

• компенсации, связанные с режимом работы или условиями труда;

• премии и единовременные поощрительные начисления;

• расходы, связанные с содержанием работников, предусмотренные нормами законодательства.

 

внимание

Обратите внимание!

Наниматель обязан выплатить средний заработок за время трудового отпуска не позднее чем за 2 дня до начала отпуска согласно ст.176 ТК, а в соответствии с п.4 Декрета Президента Республики Беларусь от 26.07.1999 № 29 «О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины» - не позднее чем за день до начала отпуска.

 

Средний заработок за время отпуска рассчитывается в соответствии с Инструкцией о порядке исчисления среднего заработка, утвержденной постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 10.04.2000 № 47.

График отпусков для бухгалтерии служит документом, на основании которого планируются выплаты отпускных, поэтому споры между бухгалтерией и отделом кадров о его форме должны решаться в пользу унифицированной формы.

Ответственность за несоблюдение графика трудовых отпусков

Соблюдать график трудовых отпусков обязаны как наниматель, так и работники, а период трудового отпуска, указанный в графике, может быть изменен только по соглашению сторон.

Случаи, когда наниматель имеет право изменить время предоставления трудового отпуска в одностороннем порядке, предусмотрены ст.172 ТК:

• неожиданная приостановка работы в связи с аварией;

• стихийное бедствие;

• необеспеченность энергоресурсами, сырьем;

• другие исключительные и заранее не предвиденные обстоятельства.

Во всех иных случаях, если работник отказался от изменения срока предоставления трудового отпуска, запланированного графиком, наниматель не вправе не предоставить его работнику. При этом он также обязан оформить предоставление работнику трудового отпуска и в установленный срок выплатить средний заработок за время отпуска - отпускные. В случае отказа нанимателя совершить эти действия им будут нарушены права работника и, значит, трудовое законодательство.

В такой ситуации самовольный уход работника в отпуск также повлечет нарушение трудовой дисциплины и будет считаться прогулом (п.34 постановления Пленума Верховного Суда Республики Беларусь от 29.03.2001 № 2 «О некоторых вопросах применения судами законодательства о труде»).

Работник, чьи права нарушены, может обратиться за установлением данного факта в Департамент государственной инспекции труда Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь и его территориальные подразделения, профсоюз и (или) суд (часть вторая ст.41 ТК).

Комиссия по трудовым спорам рассматривает споры работников - членов соответствующего профсоюза, связанные с применением законодательства о труде, коллективных договоров, соглашений и иных локальных нормативных правовых актов, трудовых договоров, в том числе о предоставлении отпусков (часть вторая ст.236 ТК).

Таким образом, в случае возникновения трудового спора о предоставлении трудового отпуска для его разрешения работнику в первую очередь следует обращаться в комиссию по трудовым спорам. Далее при несогласии с решением комиссии по трудовым спорам, а также в случае, если данная комиссия не рассмотрела заявление работника в установленный 10-дневный срок, работник имеет право обратиться в суд (часть первая ст.241 ТК). Работники, работающие у нанимателей, где комиссии по трудовым спорам не созданы, а также работники - не члены профсоюза, не обратившиеся в комиссию по трудовым спорам, имеют право обратиться в суд (требование первичного обращения в комиссию по трудовым спорам не применяется) (часть вторая ст.241 ТК). При рассмотрении индивидуальных трудовых споров работники освобождаются от уплаты судебных расходов.

При обращении за разрешением трудового спора в комиссию по трудовым спорам и (или) в суд работникам необходимо не пропустить срок исковой давности, установленный ст.242 ТК, - 3 месяца со дня, когда они узнали или должны были узнать о нарушении своего права.

Нарушение нанимателем законодательства о труде может также повлечь правовые последствия, связанные с расторжением трудового договора по требованию или по желанию работника, а также выплатой выходного пособия в размере не менее двухнедельного среднего заработка в соответствии с частью третьей ст.48 ТК либо в случае расторжения контракта - минимальной компенсации в размере трех среднемесячных заработных плат за ухудшение его правового положения (п.2 постановления Совета Министров Республики Беларусь от 02.08.1999 № 1180 «Об утверждении Примерной формы контракта нанимателя с работником»).

Рассмотрим правовые последствия нарушения графика отпусков работниками.

Трудовой распорядок для работников определяется в том числе и графиками отпусков, соблюдение которых - обязанность работника (часть первая ст.194 ТК). Работник обязан подчиняться правилам внутреннего трудового распорядка, иным документам, регламентирующим вопросы дисциплины труда, выполнять письменные и устные приказы (распоряжения) нанимателя, не противоречащие законодательству и локальным нормативным правовым актам (ст.53 ТК).

По общему правилу срок предоставления трудового отпуска может быть изменен только по соглашению сторон.

 

внимание

Обратите внимание!

Если график трудовых отпусков составлен с соблюдением требований законодательства, однако работник отказывается уходить в отпуск в запланированный период, а также отказывается от ознакомления с приказом об отпуске, следует составить акт об отказе работника от ознакомления с приказом в случае, когда наниматель не намерен переносить срок предоставления отпуска. При этом, если своевременно произведена выплата среднего заработка, сохраняемого за период отпуска, работнику следует использовать трудовой отпуск в установленный графиком трудовых отпусков период.

 

Отказ работника без законных оснований в одностороннем порядке от использования трудового отпуска и выход его на работу с первого дня отпуска может рассматриваться как нарушение трудовой дисциплины. Применить меры дисциплинарной ответственности наниматель может только в том случае, если в табеле использования рабочего времени в этот день работнику отмечены рабочие часы, а не дни отпуска.

Кроме привлечения к дисциплинарной ответственности на основании ст.173 ТК наниматель вправе отказать работнику в переносе отпуска и невыплате денежной компенсации за неиспользованный отпуск (кроме случаев, предусмотренных частью первой ст.179 ТК), если трудовой отпуск предоставлен с соблюдением установленного порядка, но работник отказывается использовать отпуск в определенный для него период без законных оснований. В таком случае наниматель не может издать приказ об отстранении работника от работы, так как это не предусмотрено законодательством.

Если наниматель предоставил работнику трудовой отпуск с соблюдением законодательства, в том числе своевременно выплатил за время трудового отпуска средний заработок, с первого дня отпуска работник будет считаться находящимся в трудовом отпуске, то есть будет освобожден от работы. В случае выхода работника по собственной инициативе на работу со дня начала отпуска наниматель может сообщить работнику о том, что он считается находящимся в отпуске, не поручать ему работу и в табеле использования рабочего времени проставлять не рабочие часы, а дни трудового отпуска. Однако тогда наниматель не сможет применить меру дисциплинарного взыскания и норму ст.179 ТК, так как работник считается находящимся в трудовом отпуске, в том числе согласно табелю использования рабочего времени.

 

внимание

Обратите внимание!

Юридические и физические лица, виновные в нарушении законодательства о труде, несут ответственность в соответствии с законодательством. За данные нарушения законодательства о труде установлены санкции - наложение штрафа в размере от 2 до 20 БВ (п.4 ст.9.19 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях).

 

Дополнительно по данной теме рекомендуем изучить:

Комментарии и пособия

Трудовой отпуск - 2016.

График отпусков - 2017.

График отпусков: возможности и ограничения при составлении.

Отпуска. Комментарий к статье 326 Трудового кодекса Республики Беларусь.

Ошибки, допускаемые при предоставлении трудовых отпусков.

Трудовой отпуск - 2017 без ошибок.

 

Алгоритмы

Перенос и продление трудового отпуска: пошаговый алгоритм.

Алгоритм действий по отзыву работника из трудового отпуска.

 

Вопросы и ответы

В графике запланированы отпуска по желанию льготной категории работников. Работник передумал брать отпуск в запланированный период. Обязан ли наниматель учесть новое пожелание работника?

Необходимо ли вносить изменения в график отпусков при приеме новых сотрудников?

Нужно ли работнику писать заявление на отпуск, если в графике отпусков указана дата начала и окончания отпуска?

Обязательно ли работнику расписываться в графике отпусков?

Обязательно ли составлять приказ об отпуске, если в графике отпусков указана дата начала и окончания отпуска?

Сотрудник является внутренним совместителем. В график трудовых отпусков он включен один раз - только по основной работе. Необходимо ли включать его в график отпусков по внутреннему совместительству?

Вправе ли наниматель отказать работнику в предоставлении трудового отпуска в срок, предусмотренный графиком отпусков?

Можно ли при составлении графика отпусков на предприятии (бюджетное учреждение социального обслуживания) запланировать отпуск инвалиду III группы, состоящий из двух частей, по его желанию?

В организации работают муж и жена. С 1 июля жена уходит в отпуск по беременности и родам. Трудовой отпуск мужа запланирован на ноябрь, но он захотел пойти в отпуск с 1 августа. Должен ли наниматель изменить время отпуска данного работника?

Сотрудник проработал в организации 8 месяцев. Он уходит в отпуск на 21 день, на оставшиеся 7 дней (всего в организации отпуск 28 календарных дней) написал заявление на компенсацию. Может ли предприятие выплатить компенсацию?

Что означает «вести учет отпусков»? Где изложены правила ведения такого учета?

В какую часть отпуска следует включать дополнительный (поощрительный) отпуск, если трудовой отпуск разделен на две части?

 

Калькуляторы

Калькулятор «График отпусков».

Калькулятор трудового отпуска.

 

Формы документов

График отпусков.

График трудовых отпусков.

График трудовых отпусков на 2018 год (пример).

Дополнение к графику трудовых отпусков на 2018 год (пример).

График отпусков на 2018 год (пример).

Положение о порядке ведения графика трудовых отпусков (пример).

Заявление о разделении трудового отпуска на части (пример).

Положение о графике трудовых отпусков (пример).

Приказ об утверждении унифицированной формы графика отпусков (пример).

Унифицированная форма графика отпусков.

Сведения о форме графика отпусков в табеле унифицированных форм документов организации (пример).

Приказ о подготовке проекта графика трудовых отпусков (согласование с профсоюзом) (пример).

Приказ о подготовке проекта графика трудовых отпусков (пример).

Приказ об утверждении формы опросного листа и проведении опроса работников о времени предоставления трудовых отпусков в следующем календарном году (пример).

Опросный лист о предоставлении трудового отпуска работникам (пример).

Ведомость планирования трудовых отпусков (пример).

Сопроводительное письмо профсоюзу о согласовании графика трудовых отпусков (пример).

 

12.12.2017

 

Светлана Казюкович, юрист

Талина Лукьяненко, DipIAS ICFM, аудитор, редактор аналитической правовой системы «Бизнес-Инфо»

 

Исключительное право на данный авторский материал принадлежит ООО «Профессиональные правовые системы»



Рекомендуем посмотреть ещё:


Закрыть ... [X]

Образец (формы Т7) графика отпусков 2018 Скачать форму, бланк Новый 2018 год в городе Суздале


График отпусков на 2018 год бланк, образец скачать График отпусков на 2018 год бланк, образец скачать График отпусков на 2018 год бланк, образец скачать График отпусков на 2018 год бланк, образец скачать График отпусков на 2018 год бланк, образец скачать График отпусков на 2018 год бланк, образец скачать График отпусков на 2018 год бланк, образец скачать График отпусков на 2018 год бланк, образец скачать График отпусков на 2018 год бланк, образец скачать


ШОКИРУЮЩИЕ НОВОСТИ